5 aprendizajes de nuestro primer gran evento virtual

Hacer un evento puede parecer un reto gigante, ahora pensar en hacerlo de manera virtual puede ser más complicado aún, pues hay muchas cosas que debes coordinar y planear para que nada se salga de control. El pasado 26 de noviembre llevamos a cabo nuestro primer gran evento virtual con la Alianza para la Formación SocioEmocional en Colombia (AFSEC).

Este evento fue el escenario perfecto para hablar acerca del impacto que tiene el fortalecimiento de las habilidades socioemocionales (HSE), y la manera en que estas influyen de manera positiva en la cotidianidad de padres, educadores, jóvenes, entre otros. Se contó con la participación de expertos en el tema como la Viceministra de preescolar, básica y media de Colombia, Constanza Alarcón o Carolina Mesa, psicóloga y filósofa de la Universidad de los Andes, con 15 años de experiencia en proyectos educativos.

Sin duda un evento de esta magnitud requería una gran preparación, queríamos que todo saliera perfecto y por eso organizamos cada detalle y aún así cualquier cosa podía salirse de control, por eso aquí te compartimos todo lo que aprendimos al realizar nuestro primer evento 100% virtual.

El “modelamiento” es esencial

Cuando hablamos de habilidades socioemocionales y de formación del carácter, sale a relucir una palabra importante, modelamiento. Modelar significa, no caminar en una pasarela, pero sí ser ejemplo de lo que se habla o enseña con las acciones. Muchas veces hemos visto eventos que hablan de HSE que aunque generan grandes aprendizajes, no son una experiencia diferente para los usuarios. Por esto, desde Coschool, queríamos demostrar que estos grandes eventos con expertos y temas teóricos, podían hacerse de una forma diferente y funcionar e incluso funcionar muy bien. Fue por esto que integramos a dos educadores de nuestro equipo como presentadores del evento. Ellos, siendo modelos del aprendizaje socioemocional y de la educación experiencial, fueron ideales a la hora de demostrar con cada parte y comentario del evento lo que pueden lograr las HSE, incluyendo la interacción generada con el público y la invitación a participar en los diferentes momentos.

Momentos para mantener la conexión

Ya hemos hablado antes del poder de los momentos, de crear pequeños espacios que sean especiales y ayuden a conectar a las personas, estos pueden ser desde intervenciones musicales y videos, hasta actividades que involucren a los participantes. En un evento virtual de un tamaño tan grande y además internacional en el que solo se podían ver las caras de los panelistas, era importante pensar en momentos que ayudaran a conectar a la audiencia. Fue así como invitamos a todos a participar en chequeos emocionales a través del chat, creamos un Kahoot masivo y realizamos rifas que permitieran a las personas conectarse a través de experiencias con lo que estaba ocurriendo en el evento y no solo ver cosas que ocurrían en sus pantallas. Definitivamente, seguimos probando que los momentos son importantes, ahora, ¿qué más nos podemos inventar para hacer de estos espacios especiales?

Plan c para no olvidar

Cuando uno piensa que en los eventos presenciales debe tener plan b en caso de que algo no funcione, en la virtualidad, mucho más. Al hacer eventos virtuales existen factores que se encuentran 100% por fuera de nuestro control, como que de la nada se caiga el internet o hasta que se vaya la luz en la casa/oficina del anfitrión del evento. Definitivamente con esta experiencia aprendimos la importancia de contar no solo con plan b sino también con un plan c; y no c por el orden alfabético sino por c de catástrofe. Dentro de nuestra planeación incluimos alternativas para casi todos los momentos, pero hubo 2 cosas específicas que pensábamos que no podían fallar: la capacidad del internet y la presentación de la plataforma que estábamos lanzando. Pues, las dos cosas nos fallaron y aunque somos flexibles y pudimos sacarlo adelante, entendimos que cada aspecto debe contar con otras opciones para no morir en el intento.

La importancia de los detalles

Bueno, ya les contamos de los momentos, que se componen en parte de detalles, pero ahora nos referimos a otro tipo de detalles, de esos que hacen que todo se vea más lindo, fluido y solito atraiga a las personas. Por primera vez en un evento virtual, nos aliamos con una productora que nos ayudó a crear material audiovisual que asegurara que cada aspecto del evento fuera especial. Nos crearon conteos de tiempos para los diferentes momentos, hicieron fondos que se movían para los panelistas y banners con movimiento también. Se aseguraron que siempre saliera en pantalla lo que iba en cada momento, usaron los colores e imágenes que queríamos y además en los diferentes momentos se veían las caras de los presentadores con las presentaciones, juegos o el otro contenido que saliera en pantalla. Cada detalle de lo que se veía en pantalla estuvo impecable y le dio un aire de profesionalismo al evento que hicimos y después de ver los comentarios de los asistentes, confirmamos que los detalles llevaron este evento virtual a otro nivel.

Narrativa

Desde que empezamos a planear el evento, quisimos darle un hilo conductor relacionado con los 3 objetivos grandes de la alianza: aprender, incidir y transformar. Aunque realizamos ciertas acciones enfocadas en que esta narrativa guiara y mantuviera enganchados a los participantes, aprendimos que es una herramienta muy poderosa y que la podemos explotar mucho más. Contar con una historia que guíe a los usuarios dentro del evento los ayuda a entender qué está pasando y a conectarse mucho mejor con cada momento, los involucra de una forma más cercana e incluso más si se logra mostrar esta narrativa de forma visual en la que las personas se puedan involucrar al estar siguiendo casi como si fuera el hilo de un cuento.

Esta fue sin duda una de las experiencias más enriquecedoras para nosotros como equipo, aprendimos que siempre debemos estar preparados para lo que se venga y que la planeación siempre será el factor número uno para cualquier cosa que quieras hacer, gracias a un impecable trabajo hoy podemos decir que nuestro primer evento virtual fue todo un éxito, ¡gracias por hacer parte de él y mantente conectado para conocer más de lo que se viene!